Privacybeleid

1. Inleiding

Salary Xperts BV ("Salary Xperts", "wij", "ons") respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

Dit privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer u de publieke Salary Xperts-website bezoekt of contact met ons opneemt via de hieronder beschreven kanalen.

Het vervangt niet de contractuele privacybepalingen die gelden voor payroll- en HR-diensten die aan klanten worden geleverd op basis van afzonderlijke overeenkomsten.

2. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via deze website worden verwerkt, is:

Salary Xperts BV

Besloten vennootschap

Ondernemingsnummer: 0667.858.064

BTW-nummer: BE 0667.858.064

Maatschappelijke zetel: Boulevard Edmond Machtens 79/23, 1080 Molenbeek-Saint-Jean, België

Oprichtingsdatum: 2016-12-19

Bestuurder: Anila Naeem

E-mail: info@salaryxperts.com

Telefoon: +32 2 787 44 14

Deze website is ontwikkeld door BITJUMP AS (organisatienummer 928 126 064, Sandnes, Noorwegen). BITJUMP AS treedt op als technische dienstverlener en is niet de verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via de website worden verzameld, tenzij anders vermeld.

3. Toepassingsgebied

Dit beleid heeft betrekking op persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met de publieke Salary Xperts-website, inclusief contactaanvragen en technische informatie die wordt gegenereerd wanneer u de site bezoekt.

Payroll- en HR-administratiediensten voor werkgevers omvatten afzonderlijke categorieën persoonsgegevens — waaronder werknemers- en werkgeversdossiers — die worden verwerkt op basis van afzonderlijke offertes, opdrachtbrieven, serviceovereenkomsten of contractuele verwerkersbepalingen.

Bent u een werknemer wiens gegevens door Salary Xperts worden verwerkt namens een werkgever-klant, dan is uw werkgever doorgaans uw eerste aanspreekpunt. Die verwerking valt onder de relevante klantovereenkomst.

4. Welke gegevens verzamelen wij via de website

Afhankelijk van hoe u de website gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Contactformulier: naam, e-mailadres, inhoud van het bericht, en optioneel bedrijfsnaam en telefoonnummer.
• Bevestiging contactformulier: bevestiging dat u dit privacybeleid hebt gelezen vóór verzending.
• Elementaire technische gegevens: wanneer u de site bezoekt, kan beperkte technische informatie automatisch worden geregistreerd om de veiligheid en goede werking van de website te waarborgen (bijvoorbeeld browsertype en bezoektijd).
• Google Maps op de contactpagina: de contactpagina bevat een ingesloten Google Maps-weergave van ons kantoor. Wanneer de kaart laadt, kan Google technische gegevens verwerken overeenkomstig zijn eigen privacybeleid. U kunt ons kantoor ook openen in Google Maps via een externe link zonder de ingesloten kaart te gebruiken.

Wij gebruiken momenteel geen analyse-, advertentie- of socialmediatrackingtools op deze website.

5. Doeleinden van de verwerking

• Reageren op aanvragen via het contactformulier, per e-mail of telefonisch.
• Informatie verstrekken over Salary Xperts-diensten en precontractuele communicatie beheren.
• De website exploiteren, onderhouden en beveiligen, inclusief het diagnosticeren van technische problemen en het voorkomen van misbruik.
• Voldoen aan wettelijke, reglementaire of administratieve verplichtingen waar van toepassing.
• Waar nodig een passende registratie van zakelijke correspondentie bijhouden.

6. Rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer een geldige rechtsgrond van toepassing is onder artikel 6 AVG:

• Toestemming — wanneer u het contactformulier indient en bevestigt dat u dit privacybeleid hebt gelezen, voor zover toestemming vereist is.
• Gerechtvaardigd belang — om te reageren op zakelijke aanvragen, de website te exploiteren en beveiligen, en gewone zakelijke communicatie te beheren, wanneer die belangen niet zwaarder wegen dan uw rechten.
• Precontractuele stappen — wanneer verwerking nodig is op uw verzoek vóór het sluiten van een serviceovereenkomst.
• Wettelijke verplichting — wanneer verwerking vereist is om te voldoen aan toepasselijk recht.

7. Verplichte en optionele velden

Op het contactformulier zijn de volgende velden verplicht: naam, e-mailadres, bericht en bevestiging dat u dit privacybeleid hebt gelezen.

Bedrijfsnaam en telefoonnummer zijn optioneel. Indien u optionele velden niet invult, hebben wij eenvoudigweg minder context om op uw vraag te reageren.

U bent niet verplicht het contactformulier te gebruiken. U kunt ons ook bereiken per e-mail of telefoon via de gegevens in sectie 17.

8. Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden alleen bekendgemaakt wanneer dat noodzakelijk en evenredig is:

• Websitehosting: onze site wordt gehost door Vercel Inc., die beperkte technische gegevens kan verwerken die nodig zijn om de website namens ons te exploiteren en te beveiligen.
• E-mailcommunicatie: wanneer u ons per e-mail contacteert, worden berichten afgehandeld via onze zakelijke e-mailinfrastructuur.
• Aflevering contactformulier: wanneer u het contactformulier indient, wordt uw aanvraag via een beveiligd serverkanaal op deze website verzonden en per e-mail bezorgd aan Salary Xperts via Resend, de e-maildienstverlener die volgens onze instructies handelt. De publieke website houdt geen aparte database bij van gebruikersaccounts voor contactformulierinzendingen; aanvragen worden als zakelijke correspondentie per e-mail behandeld.
• Professionele adviseurs of autoriteiten: wanneer de wet dit vereist of om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wij verlangen van dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken dat zij dit doen met passende contractuele waarborgen, waar van toepassing onder de AVG.

9. Internationale doorgiften

Sommige technische websitegegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, waar onze hostingprovider actief is. Waar nodig steunen wij op passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.

E-mailaflevering van het contactformulier via Resend kan ook verwerking buiten de Europese Economische Ruimte met zich meebrengen. Waar nodig worden passende waarborgen toegepast.

U kunt contact met ons opnemen via de gegevens in sectie 17 als u meer informatie wenst over doorgiftegaranties.

10. Bewaring

Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang dit nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met de aard van de aanvraag, een eventuele zakelijke relatie, noodzakelijke opvolging en toepasselijke wettelijke of boekhoudkundige verplichtingen. De bewaartermijnen worden regelmatig geëvalueerd om te voorkomen dat gegevens langer dan nodig worden bewaard.

Aanvragen via het contactformulier die per e-mail worden bezorgd, bewaren wij in onze zakelijke e-mailsystemen alleen zolang dat nodig is om te antwoorden en de communicatie op te volgen, tenzij de wet een langere bewaartermijn oplegt.

Elementaire technische logs worden alleen bewaard zolang dat nodig is om de veiligheid en betrouwbaarheid van de website te waarborgen.

11. Uw rechten

Onder de AVG kunt u — onder voorbehoud van toepasselijke voorwaarden en uitzonderingen — de volgende rechten uitoefenen met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage
• Recht op rectificatie
• Recht op verwijdering
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid, waar van toepassing
• Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming te allen tijde in te trekken, zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u ons contacteren via info@salaryxperts.com. Mogelijk moeten wij uw identiteit verifiëren voordat wij antwoorden.

Indien u van mening bent dat onze verwerking in strijd is met de gegevensbeschermingswetgeving, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of bij de toezichthoudende autoriteit in uw land van gewoon verblijf of werk.

12. Intrekking van toestemming en bezwaar

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen via de gegevens in sectie 17.

Wanneer verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang, kunt u bezwaar maken op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie. Wij beoordelen uw bezwaar en staken de verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer verwerking nodig is voor rechtsvorderingen.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij gebruiken geen geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze in aanzienlijke mate treft in verband met deze website.

14. Functionaris voor gegevensbescherming

Salary Xperts heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Voor privacygerelateerde vragen of verzoeken kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen:

E-mail: info@salaryxperts.com

Telefoon: +32 2 787 44 14

Salary Xperts BV, Boulevard Edmond Machtens 79/23, 1080 Molenbeek-Saint-Jean, België

15. Payroll- en klantgegevens

Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van payroll-, HR-administratie- en aanverwante klantdiensten vallen onder de relevante klantovereenkomst, offerte, opdrachtbrief en toepasselijke verwerkersbepalingen.

Die verwerking kan gegevens van werknemers, zelfstandigen en werkgevers omvatten die door klanten worden aangeleverd, en wordt afzonderlijk behandeld van de beperkte websitegegevens in dit beleid.

Klanten en, waar passend, hun werknemers dienen de contractuele documentatie van Salary Xperts te raadplegen of contact op te nemen met hun werkgever voor servicegerelateerde privacy-informatie.

16. Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze website, wettelijke vereisten of verwerkingspraktijken weer te geven.

De meest recente versie wordt altijd op deze pagina gepubliceerd met een bijgewerkte datum. Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.

17. Contact

Voor privacygerelateerde vragen, verzoeken of klachten:

Salary Xperts BV

Boulevard Edmond Machtens 79/23

1080 Molenbeek-Saint-Jean

België

E-mail: info@salaryxperts.com

Telefoon: +32 2 787 44 14