Politique de confidentialité

1. Introduction

Salary Xperts SRL (« Salary Xperts », « nous ») respecte votre vie privée et traite les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation belge applicable en matière de protection des données.

La présente politique de confidentialité explique comment nous traitons les données personnelles lorsque vous consultez le site public Salary Xperts ou nous contactez via les canaux décrits ci-dessous.

Elle ne remplace pas les clauses contractuelles relatives à la protection des données applicables aux services de paie et d'administration RH fournis aux clients dans le cadre d'accords distincts.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via ce site est :

Salary Xperts SRL

Société à responsabilité limitée

Numéro d'entreprise : 0667.858.064

Numéro de TVA : BE 0667.858.064

Siège social : Boulevard Edmond Machtens 79/23, 1080 Molenbeek-Saint-Jean, Belgique

Date de constitution : 2016-12-19

Administrateur : Anila Naeem

E-mail : info@salaryxperts.com

Téléphone : +32 2 787 44 14

Ce site a été développé par BITJUMP AS (numéro d'organisation 928 126 064, Sandnes, Norvège). BITJUMP AS intervient en tant que prestataire technique et n'est pas responsable du traitement des données personnelles collectées via le site, sauf indication contraire.

3. Champ d'application

La présente politique couvre les données personnelles traitées dans le cadre du site public Salary Xperts, y compris les demandes de contact et les informations techniques générées lors de votre navigation.

Les services de paie et d'administration RH pour les employeurs impliquent des catégories distinctes de données personnelles — notamment les dossiers salariés et employeurs — traitées dans le cadre de propositions commerciales, lettres de mission, accords de service ou clauses contractuelles de sous-traitance dédiées.

Si vous êtes un salarié dont les données sont traitées par Salary Xperts pour le compte d'un employeur client, votre interlocuteur principal est en principe cet employeur. Le traitement concerné est régi par l'accord client applicable.

4. Données collectées via le site

Selon votre utilisation du site, nous pouvons traiter les catégories de données personnelles suivantes :

• Formulaire de contact : nom, adresse e-mail, contenu du message, et éventuellement nom de l'entreprise et numéro de téléphone.
• Confirmation relative au formulaire : attestation d'avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité avant l'envoi.
• Données techniques de base : lors de votre visite, des informations techniques limitées peuvent être enregistrées automatiquement pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site (par exemple le type de navigateur et l'heure de visite).
• Google Maps sur la page Contact : la page Contact inclut une carte Google Maps intégrée indiquant l'emplacement de notre bureau. Lorsque la carte se charge, Google peut traiter des données techniques conformément à sa propre politique de confidentialité. Vous pouvez également ouvrir notre adresse dans Google Maps via un lien externe sans utiliser la carte intégrée.

Nous n'utilisons actuellement pas d'outils d'analyse, de publicité ou de suivi via les réseaux sociaux sur ce site.

5. Finalités du traitement

• Répondre aux demandes transmises via le formulaire de contact, par e-mail ou par téléphone.
• Fournir des informations sur les services Salary Xperts et gérer la communication précontractuelle.
• Exploiter, maintenir et sécuriser le site, y compris diagnostiquer des incidents techniques et prévenir les usages abusifs.
• Respecter les obligations légales, réglementaires ou administratives le cas échéant.
• Conserver des traces appropriées de la correspondance commerciale lorsque cela est nécessaire.

6. Bases légales

Nous ne traitons des données personnelles que lorsqu'une base légale valable s'applique en vertu de l'article 6 du RGPD :

• Consentement — lorsque vous soumettez le formulaire de contact et confirmez avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité, dans la mesure où le consentement est requis.
• Intérêt légitime — pour répondre aux demandes commerciales, exploiter et sécuriser le site, et gérer la communication professionnelle ordinaire, lorsque ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits.
• Mesures précontractuelles — lorsque le traitement est nécessaire à votre demande avant la conclusion d'un accord de service.
• Obligation légale — lorsque le traitement est requis pour respecter la loi applicable.

7. Champs obligatoires et facultatifs

Sur le formulaire de contact, les champs suivants sont obligatoires : nom, adresse e-mail, message et confirmation d'avoir pris connaissance de la présente Politique de confidentialité.

Le nom de l'entreprise et le numéro de téléphone sont facultatifs. Si vous ne les communiquez pas, nous disposons simplement de moins de contexte pour répondre à votre demande.

Vous n'êtes pas tenu d'utiliser le formulaire de contact. Vous pouvez également nous joindre par e-mail ou par téléphone aux coordonnées indiquées à la section 17.

8. Destinataires et sous-traitants

Nous ne vendons pas de données personnelles. Les données peuvent être communiquées uniquement lorsque cela est nécessaire et proportionné :

• Hébergement du site : notre site est hébergé par Vercel Inc., qui peut traiter des données techniques limitées nécessaires à l'exploitation et à la sécurité du site pour notre compte.
• Communication par e-mail : si vous nous contactez par e-mail, les messages transitent par notre infrastructure de messagerie professionnelle.
• Envoi du formulaire de contact : lorsque vous soumettez le formulaire, votre demande est transmise via un canal serveur sécurisé sur ce site et acheminée par e-mail à Salary Xperts via Resend, prestataire d'envoi d'e-mails agissant selon nos instructions. Le site public ne tient pas de base de données séparée de comptes utilisateurs pour les envois du formulaire ; les demandes sont traitées comme de la correspondance professionnelle par e-mail.
• Conseillers professionnels ou autorités : lorsque la loi l'exige ou pour établir, exercer ou défendre des droits en justice.

Nous exigeons des prestataires qui traitent des données pour notre compte qu'ils le fassent avec des garanties contractuelles appropriées, le cas échéant au titre du RGPD.

9. Transferts internationaux

Certaines données techniques du site peuvent être traitées en dehors de l'Espace économique européen, là où notre hébergeur exerce son activité. Le cas échéant, nous nous appuyons sur des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types.

L'acheminement des e-mails du formulaire de contact via Resend peut également entraîner un traitement en dehors de l'Espace économique européen. Le cas échéant, des garanties appropriées sont appliquées.

Vous pouvez nous contacter aux coordonnées de la section 17 si vous souhaitez davantage d'informations sur ces garanties.

10. Conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, en tenant compte de la nature de la demande, de la relation commerciale éventuelle, des besoins de suivi et des obligations légales ou comptables applicables. Les durées de conservation sont réévaluées régulièrement afin d'éviter toute conservation excessive.

Les demandes envoyées via le formulaire de contact et acheminées par e-mail sont conservées dans nos systèmes de messagerie professionnelle uniquement le temps nécessaire pour y répondre et assurer le suivi de la communication, sauf si la loi impose une conservation plus longue.

Les journaux techniques de base ne sont conservés que le temps nécessaire à la sécurité et à la fiabilité du site.

11. Vos droits

Au titre du RGPD, vous pouvez disposer des droits suivants concernant vos données personnelles, sous réserve des conditions et exceptions applicables :

• Droit d'accès
• Droit de rectification
• Droit à l'effacement
• Droit à la limitation du traitement
• Droit à la portabilité des données, le cas échéant
• Droit d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur

Pour exercer vos droits, contactez-nous à info@salaryxperts.com. Il se peut que nous devions vérifier votre identité avant de répondre.

Si vous estimez que notre traitement enfreint la législation relative à la protection des données, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) ou auprès de l'autorité de contrôle de votre pays de résidence habituelle ou de votre lieu de travail.

12. Retrait du consentement et opposition

Lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment en nous contactant aux coordonnées de la section 17.

Lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer pour des motifs tenant à votre situation particulière. Nous examinerons votre opposition et cesserons le traitement, sauf si nous démontrons l'existence de motifs légitimes impérieux prévalant sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement est nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

13. Décisions automatisées

Nous n'utilisons pas de prise de décision automatisée, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire dans le cadre de ce site.

14. Délégué à la protection des données

Salary Xperts n'a pas désigné de délégué à la protection des données (DPD). Pour toute question ou demande relative à la confidentialité, veuillez nous contacter directement :

E-mail : info@salaryxperts.com

Téléphone : +32 2 787 44 14

Salary Xperts SRL, Boulevard Edmond Machtens 79/23, 1080 Molenbeek-Saint-Jean, Belgique

15. Données paie et services clients

Les données personnelles traitées dans le cadre des services de paie, d'administration RH et des prestations connexes sont régies par le contrat client, la proposition commerciale, la lettre de mission et toute clause de sous-traitance applicable.

Ce traitement peut concerner des données de salariés, d'indépendants et d'employeurs fournies par les clients et est géré séparément des données limitées du site décrites dans la présente politique.

Les clients et, le cas échéant, leurs salariés doivent se référer à la documentation contractuelle fournie par Salary Xperts ou contacter leur employeur pour les informations relatives à la confidentialité des services.

16. Mise à jour de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité pour refléter des évolutions du site, des exigences légales ou de nos pratiques de traitement.

La version la plus récente sera toujours publiée sur cette page avec une date de mise à jour. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

17. Contact

Pour toute question, demande ou réclamation relative à la confidentialité :

Salary Xperts SRL

Boulevard Edmond Machtens 79/23

1080 Molenbeek-Saint-Jean

Belgique

E-mail : info@salaryxperts.com

Téléphone : +32 2 787 44 14